Консултации » Управление на офиса

Общи положения при организирането на документите и тяхното движение

Петък, 4 юни 2010, 12:54

1522

Организация, координиране на кореспонденцията, регистриране на документи и електронизиране на целия този процес.

Ася Иванова, управител на Active Mind

1. Организирането на документите е свързано с:

описание на процесите по създаване, придвижване и съхранение на документите, които се използват в дейността на фирмата;
поставяне на изисквания за спазване на единни стандарти за оформяне на документите;
определяне статута на документите, съдържащи поверителна или конфиденциална за фирмата и нейните клиенти информация.

2. Изходящата и входящата кореспонденция (регистриране на документи) се осъществява в офисите на фирмата.

3. Групи документи, които се регистрират:

входящи документи от външни кореспонденти;
изходящи документи към външни кореспонденти;
входящи и изходящи вътрешни документи;
договори и споразумения;
проектна документация и публикации;
вътрешни нормативни документи;
финансово-счетоводни документи;
заповеди, удостоверения, служебни бележки, справки и др.

4. Възможно е, на един по-късен и зрял етап от развитието на фирмата, основният документооборот да се осъществява от електронна система, служеща за организация и управление на документацията и работните процеси.

5. Описание на печатите на фирмата и начина на тяхната употреба и съхранение.

» със съдействието на