4 начина да постигнете по-добри резултати с решенията за съвместна работа

Нов доклад на изследователската компания Forrester Research показва, че въпреки нарастващото използане на корпоративни решения за съвместна работа, компаниите не усещат пълните ползи от тях. Според проучването, в което участват 934 специалисти, ангажирани с вземане на решения за внедряване на този вид технологии, 64% посочват, че виждат от една до четири ползи. Според Forrester Research пълният им брой е 12. Резултатите от използването на колаборативни системи, които бизнесът посочва най-често, са свързани с пътувания и корпоративни комуникации. Причината за това според анализаторите е, че подорбенията в тези сфери са най-осезаеми. Сравняването на пътните разходи преди и след внедряването на такава система е много лесно. Така обаче ползи като подобряване на иновативността и увеличаване на продуктивността на служителите са трудно видими или прекалено специфични за отделните процеси, за да се измерят. В този случай компаниите реално може да постигат и такива резултати, но без да го осъзнават. Докладът на Forrester Research препоръчва четири практики, които могат помагат за извличане на максимална полза от технологиите за съвместна работа.

1. Наблюдавайте как служителите работят
Преди да изберете и инсталирате колаборативни технологии, разберете с какви предизвикателства се сблъскват в момента вашите служители. Има ли комуникационни проблеми? Забавя ли се прогресът на проектите заради трудности на служителите да намират това, от което се нуждаят? Отговорите на тези въпроси ще дойдат от наблюдението, интервюирането и разговарянето със служители, се казва в доклада на Forrester Research.

2. Очертайте ясно проблемите, които инструментите за съвместна работа ще разрешат
След интервютата и разговорите със служителите, групирайте проблемите, които сте открили, в четири категории. В първата спадат тези, които технологиите могат да разрешат, във втората - изискващите промяна в бизнес процесите, в третата – трудностите, породени от разлика в културите (при мултинационални компании), и в четвъртата – тези, които са комбинация от предните три. Фокусирайте се специално върху проблемите, които технологиите могат да разрешат, препоръчват анализаторите от Forrester Research.

3. Вземете предвид трудностите на работното място при избора на решения
Според доклада на Forrester Research, броят на участниците в проучването, които са посочили като ползи по-малко пътувания, по-бързо вземане на решения, по-кратко време за достигане до пазара и подобрено управление на проектите, се е увеличил, тъй като те са добавили повече колаборативни решения. Според анализаторската компания, магическата цифра, към която трябва да се стремите, за да усетите резултати от внедряването на платформи за съвместна работа, е 4 или 5.
Ако имате нужда само от решение за моментни разговори, може да се замислите за имплементиране на по-силна IM система. За да е успешен  проектът ви, обяснете ясно и точно изискванията си на ИТ доставчика на решението, съветват от Forerster Research. Освен това е препоръчително да поканите крайните потребители да участват в избора на продукт. Те могат да ви помогнат да тествате системите и да се уверите, че те адресират нуждите на вашия бизнес.

4. Въведете политики и процеси за благополучно приемане
Успехът на внедряването зависи от приемането на инструментите. Работете заедно с бизнес звеното във вашата компания и въведете политики, които помагат на служителите да използват решенията за съвместна работа, съветва изследователската компания. Това може да включва насърчаването им да участват в онлайн общността и да запазват документи в работното място на екипа.
В допълнение на това ще е необходимо да развиете методи, според които да измервате ползите за бизнеса (освен тези, свързани с намалените разходи за пътувания). Ключов момент за успеха е вие да дадете пример, като използвате тези технологии и свиквате срещи, за да споделяте информация.    

Източник: CIO САЩ