Бюджетиране на дейностите по управление на човешките ресурси

За да можем да бюджетираме дейностите по управление на човешките ресурси ни е необходима ясна организационна  структура, утвърдено разписание на длъжностите, определени нужди от подбор на персонал, яснота относно нуждите от обучение и квалификация на персонала, има ли действаща бонусна схема, схема за социални придобивки, и описание на дейностите по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.

За целта, е нужно да знаем още, дали осъществяването на дейностите по УЧР ще се прави със собствени сили или ще се ползват консултантски услуги. 

И така, най-големият разход в бюджета по УЧР е разходът за заплати и допълнителни  възнаграждения на персонала.

За да можем да предвидим правилно тези разходи е необходимо да имаме:

1. Утвърдена организационна структура;
2. Утвърдено разписание на длъжностите, за период от 1 година (минимум), съобразено с организационната структура;
3. Яснота, относно минималната и средната работна заплата за дружеството;
4. Яснота, относно начина (метода) на нарастване на възнагражденията.

За определяне на средствата , необходими за извършване на подбор на персонал е необходимо да имаме отговор на следните въпроси:

1. Със собствени сили ли ще извършваме подбора на персонал или ще ползваме специализирани консултантски агенции за подбор на персонал? Това, в повечето случаи зависи от нивото на длъжността, за която се извършва подбора.
2. От какъв брой нови специалисти ще имаме нужда – като обем и като качество, или да се определят нуждите от подбор. Данните отново са свързани с бизнес плана и с разписанието на длъжностите и техния брой.
3. Ще се ползват ли платени обяви за набиране на кандидати или ще се ползват само безплатни канали?

Стратегически мислещите компании гледат няколко години напред. Отчитат излизащите в пенсия, текучеството, както и фактори като развитието на талантите в рамките на компанията, заболеваемост, отсъствия, свързани с отпуск за отглеждане на дете. Изясняват си също плановете за средносрочно развитие на бизнеса. Въз основа на резултата се прави разчет за потребностите на фирмата по звена, дейности, степен и вид на необходимите квалификации (длъжностни разписания).

В зависимост от установените потребности от наемане на персонал се определят целеви групи, от които могат да дойдат най-подходящите потенциални кандидати. Такива могат да бъдат например студентите от определени специалности в конкретни висши училища или ученици от съответни професионални училища. В зависимост от бизнеса, подходяща целева група могат да бъдат дори регистрираните в бюрото по труда,  членовете на някаква професионална общност, и т.н.

След като са ясни групите, сред които ще се привличат кандидати, се планират дейностите, с помощта на които фирмата може да стигне до тях. Отново в зависимост от целевите групи се планират и годишни кампании  за подбор на персонал.

В зависимост от възможностите си, компаниите определят конкретна сума - абсолютна или процент от годишния или средносрочния бюджет, с която да реализират стратегията за набиране на персонал. След като веднъж е известна, тази сума се разпределя по дейности и във времето.

Както всеки бюджет, така и този за подбор на персонал се нуждае от периодична оценка на резултатите. С оглед на това се прави верификация на бюджета, актуализация и ре-верификация.

За бюджетиране на дейностите по оценяване на персонала и последващите го обучения и развитие е необходимо да:

1. Направим оценка на наличния персонал за резултатите от труда и на базата на тази оценка да се определят нуждите от обучение и квалификация на работещите.
2. Да имаме програма за развитие на служителите, отново в краткосрочен (1 година) и дългосрочен план.
3. След като са определени нуждите от обучение на персонала, да се състави програма за обучение на база на годишен план.
4. Да се проучат и определят обучаващите организации.
5. Да се изготви бюджет за период от 1 година.

Бюджетът за обучения и развитие на персонала също подлежи на мониторинг и актуализация през периода, за който е съставен и приет.

Следващата дейност по УЧР, която влиза в цялостния бюджет по УЧР, е тази по определяне на бонусните схеми, както и системите за социални придобивки. За да изготвим тази част от бюджета е необходимо да имаме:

1. Ясни правила и процедури по определяне и предоставяне на бонусите и социалните придобивки.
2. Групите работници и служители, към които се отнасят.
3. Периодът през годината, в който се изплащат или предоставят.

Не пренебрегвайте разходите за бонуси и социални придобивки. Те заемат съществено място в разходите за човешки ресурси и оптимизирането им има голямо значение за конкурентноспособността на вашето дружество.

Осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд е важна част от стратегията на фирмата по УЧР и именно затова е редно разходите да се планират внимателно. Бюджетът на тази дейност, изключително много зависи от дейността на организацията, стратегията и политиката по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд.

Тук е мястото да се предвидят като разход средствата за ЛПС, за задължителни и доброволни застраховки срещу трудова злополука, средствата за осигуряване на работното място.

След като планираме разходите за всяка от изброените дейности, следва те да се обобщят и представят на ръководството на фирмата, както и да се защитят. Следва етап на изразходване, при контрол по спазване на предвидените разчети, като при необходимост от преразглеждане на предвидените в бюджета средства, това се прави по процедура идентична с процедурата по представяне, защита и одобрение на бюджета.