Организационно разпоредителни документи

1. Заповеди:

• Общофирмени

 - Издават се от Ръководителя на фирмата (Управител, Изп. Директор).

 - Разпространяват се до упоменатите в тях лица и до заинтересованите звена и служители. Завеждат се, съхраняват се и се разпространяват от секретаря или офис мениджъра.

• Други заповеди

 - Издават се от Ръководителя или от директори на дирекции (в по-малки фирми – от ръководител отдел е възможно).

 - Разпространяват се до упоменатите в тях лица и до заинтересованите звена и служители.

 - Завеждат се, съхраняват се и се разпространяват от секретаря или офис мениджъра.

2. Документи от фирмени заседания или от съвети, комисии, работни срещи

• Протоколи

Протоколите се подготвят от упълномощените технически лица. Всеки протокол се подписва от протоколчика и ръководителя на фирмата. Съхраняват се при секретаря на съответната комисия или съвет. Копия се изпращат до членовете на заседанията, съветите (комисиите).

• Решения

 - Решенията от заседанията на фирмата се утвърждават от ръководителя й.

 - Решенията от заседанията на съвети, комисии, работни групи се утвърждават от Ръководителя на съответната комисия, съвет или група.

 - Извлечения от различните видове решения се утвърждават от ръководителя на ръководителя на фирмата и протоколчика.

3. Протоколите от заседанията на съвети, комисии, конференции и внесените материали по тях се съхраняват в оригинал.

4. Договори
Договорите с фирмата се сключват в писмена форма. Всички договори се съгласуват с юристконсулта или адвоката на фирмата. Оригиналите на договорите, подписани с външни организации и лица, се съхраняват в Правен отдел на или в по-малките фирми от секретаря или офис мениджъра.

• Рамковите договори и споразумения се подписват от Ръководителя на фирмата
• Договорите за наем (дългосрочни и краткосрочни) се подписват от Ръководителя на фирмата
• Договорите за услуги могат да се подписват (в зависимост от възложителя) от Ръководителя на фирмата или директорите на дирекции
• Договорите, свързани със стопанската дейност се подписват от Ръководителя или от Директора на административно направление
• Договорите по проекти се подписват от Ръководителя на фирмата
• Трудовите договори се подписват само от Ръководителя на фирмата (работодателя). Трудовите договори са част от досието на служителите и се съхраняват от отдел "Персонал"
• Гражданските договори се съхраняват от отдел „Персонал" и в съответните структури, към които се отнасят
• Гражданските договори за възлагане на услуги се съхраняват от счетоводството
• За изпълнението на договорите отговаря съответното звено, предложило договора

5. Стандарти
Стандартите са вътрешнонормативни документи. След приемане, се разпространяват до всички звена и се съхраняват от секретаря или офис мениджъра.

6. Процедури
Процедурите са вътрешнонормативни документи, за които не е необходима санкция. Утвърждават се от Ръководителя на фирмата. Разпространяват се до всички звена и се съхраняват от секретаря или офис мениджъра.