Видове документи - Част 1

1. Заповеди

• Фирмени заповеди

Издават се от ръководителя на фирмата. Разпространяват се до упоменатите в тях лица и до заинтересованите звена и служители. Завеждат се, съхраняват се и се разпространяват от секретар, офис мениджър или съответната административна длъжност, независимо от наименованието й.

• Други заповеди

Издават се от ръководителя на фирмата и/или от ръководители на одели. Разпространяват се до упоменатите в тях лица и до заинтересованите звена и служители. Завеждат се, съхраняват се и се разпространяват от секретар, офис мениджър или съответната административна длъжност, независимо от наименованието й.

2. Документи от заседания

• Протоколи

Протоколите се подготвят от упълномощените технически лица. Всеки протокол се подписва от протоколчика и ръководителя на фирмата. Съхраняват се при секретар, офис мениджър или съответната административна длъжност, независимо от наименованието й. Копия се изпращат до участниците.

• Решения

• Решенията от заседанията на ръководството на фирмата се утвърждават от Ръководителя на фирмата;
• Решенията от заседанията на различните отдели се утвърждават от ръководителя на отдела;
• Решенията от заседанията на комисиите се утвърждават от председателя на съответната комисия – постоянна или извънредна;
• Извлечения от решенията от заседанията се утвърждават от ръководителя на фирмата и протоколчика.

Протоколите от заседанията на съвети, комисии, конференции и внесените материали по тях се съхраняват в оригинал.

3. Договори

Договорите с фирмата се сключват в писмена форма. Препоръчително е всички договори да се съгласуват с юрисконсулт или адвокат. Оригиналите на договорите, подписани с външни организации и лица, се съхраняват  по ред и от лице, посочени от ръководителя на фирмата.

• Рамковите договори и споразумения се подписват от ръководителя на фирмата;
• Договорите за наем се подписват от от ръководителя на фирмата;
• Договорите за услуги могат да се подписват /в зависимост от възложителя/ от упълномощени от ръководителя лица;
• Договорите, свързани със стопанската дейност на фирмата се подписват от ръководителя;
• Договорите по проекти се подписват от ръководителя или от упълномощено от него лице;
• Трудовите договори се подписват само от ръководителя/работодателя. Възможно е да се подписват и от изрично упълномощено за това лице.

Трудовите договори са част от досието на служителите и се съхраняват от отдел “Персонал”  или „Човешки ресурси”. Когато фирмата е малка и няма такъв отдел, се определя длъжностно лице, което да отговаря за съхранението на служебните досиета.

Гражданските договори се съхраняват от лице, посочено от ръководителя. Копие от тях се предоставя на счетоводството.

За изпълнението на договорите отговаря съответното звено, предложило договора.

4. Процедури

Процедурите са вътрешнофирмени нормативни документи. Утвърждават се от ръководителя на фирмата. Разпространяват се до всички фирмени звена и се съхраняват от секретар, офис мениджър или съответната административна длъжност, независимо от наименованието й.

5. Правилници

Правилниците са вътрешнофирмени нормативни документи. Утвърждават се от ръководителя на фирмата. Разпространяват се до всички фирмени звена, а когато касаят трудовоправните и осигурителни отношения – до всички работещи. Съхраняват се от секретар, офис мениджър или съответната административна длъжност, независимо от наименованието й, посочена от ръководителя.

Следва продължение