Движение на документи

1. Движението на основните документи, сроковете за постъпване и реакция се извършва по определен ред, индивидуално създаден от всяка фирма, в зависимост от нуждите, организационната структура и дейността на фирмата.

2. Движението на документи се извършва само по служебен път.

3. При регистриране, всеки документ получава входящ/изходящ номер и дата, придружени с индекс на съответното звено. Входящата и изходящата кореспонденция се завеждат в отделни регистри. Постъпващата кореспонденция се регистрира в деня на получаването, а изходящата в деня на подписването й.

4. Нерегистриран документ не подлежи на разглеждане и придвижване.

5. Към документите, неподлежащи на регистрация, се отнасят погрешно адресираните, които се връщат на изпращача, първичната документация на счетоводната, материална и статистическа отчетност, писма-покани, поздравителни писма и др.

6. На отделна регистрация подлежат заповеди, протоколи и др., по които не възникват преписки.

7. Ръководителите на фирмените структури са длъжни да предоставят получени при тях документи, необходими за работата и на други звена, за сведение и/или съвместна дейност.