Оформяне на документите

1. Изходящата кореспонденция на ръководителя на фирмата се пише на официални бланки. Различните структури могат да използват свои бланки, включващи на първо място логото и името на фирмата.

2. Документите имат единен стандарт за съдържание със следните елементи:

• Получател
• Наименование на документа
• "Относно:" (не се пише на решение, заповед, удостоверение, служебна бележка, пълномощно)
• "На основание ..." (към всички издавани заповеди).
• Текст на документа
• Дата
• Подпис
• Подател
• Инициали на изготвилия документа и този за когото е изготвен. Например Мая Иванова изготвя документ по указание на управителя Иван Петров. Инициалите се поставят в долния ляв ъгъл на последната страница и изглеждат по следния начин МИ/ИП.

3. Допълнителни елементи:

- Приложения

• Резолюция може да се поставя върху всички документи и съдържа: какво да се направи, кой да го направи, срок за изпълнение, подпис на резолиращия и дата на поставяне на резолюцията. Резолюцията може да бъде и само положителна или отрицателна.
• Резолюция УТВЪРЖДАВАМ от Ръководителя на фирмата /Управител, Директор и др./ се поставя съгласно техните правомощия на нормативни документи с вътрешно регулативен характер.

- Входяща и/или изходяща регистрация с индекс

- Резолюции

4. Документите, с които работят отделите "Персонал" и "Счетоводство", отговарят на съответните законови разпоредби.

5. Документите за проекти (проектно задание, задание за разработка) имат специфично съдържание, което отговаря на изискванията на получаващата страна и вътрешните нормативни актове на фирмата, а при необходимост и на допълнителни международни изисквания.

6. Договорите имат специално съдържание и оформление, съответстващо на закона и вътрешните нормативни актове на фирмата.

7. Отдел "Персонал" може, и е добре да работи с предварително оформени формуляри -образци на молби, заповеди, трудови договори, служебни бележки и др. с утвърдени елементи.